KOMUNIKASI BISNIS BERBICARA DAN MENYIM

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Berbicara langsung merupakan salah satu cara berkomunikasi yang disukai karena sifatnya yang spontan. Namun, demikian dalam konteks bisnis, berbicara tanpa berfikir terlebih dahulu bisa berakibat fatal. Penyimpanan informasi dilakukan secara lisan melalui pengucapan kata-kata disebut berbicara.Terlebih lagi, selain informasi juga dapat disampaikan perasaan dan ide-ide seseorang dengan berbicara. Berbicara memiliki beberapa kelebihan, seperti sifatnya yang tidak merepotkan, waktu yang diperlukan lebih sedikit, tidak memerlukan bentuk baku, tidak perlu menulis, serta tidak perlu mengirimkkan pesan tersebut kepada orang yang dituju.

Menyimak atau yang sering disebut mendengarkan merupakan hal yang sering dilakukan dalam kehidupan sehari-hari. Namun bukan berarti semua orang adalah penyimak yang baik. Dalam suatu komunikasi, menyimak merupakan aspek yang sangat penting. Menyimak didefinisikan sebagai kegiatan yang bersifat fiskal di mana seseorang menerima, memperhatikan, serta memahami suara.

1.2 RUMUSAN MASALAH

Masalah yang akan dibahas dalam topik kali ini adalah:

1.      Apa yang dimaksud dengan berbicara?

2.      Apa saja faktor-faktor yang mempengaruhi kelancaran berbicara?

3.      Apa saja bentuk-bentuk dan persiapan berbicara dalam bisnis?

4.      Apa yang dimaksud dengan menyimak?

5.      Bagaimana proses menyimak?

6.      Apa saja tipe-tipe menyimak dan sebab-sebab penyimakan tidak efektif?

7.      Apa pentingnya menyimak dalam dunia bisnis?

1.3 TUJUAN

Tujuan pembahasan ini adalah:

1.      Mendeskripsikan dan menjelaskan tentang berbicara dan menyimak.

2.      Memahami lebih dalam tentang berbicara dan menyimak dalam dunia bisnis.

BAB  II

PEMBAHASAN

2.1 BERBICARA

a.      Defenisi Berbicara

Berbicara langsung merupakan salah satu cara berkomunikasi yang disukai karena sifatnya yang spontan. Namun, demikian dalam konteks bisnis, berbicara tanpa berfikir terlebih dahulu bisa berakibat fatal. Penyimpanan informasi dilakukan secara lisan melalui pengucapan kata-kata disebut berbicara.Terlebih lagi, selain informasi juga dapat disampaikan perasaan dan ide-ide seseorang dengan berbicara. Berbicara memiliki beberapa kelebihan, seperti sifatnya yang tidak merepotkan, waktu yang diperlukan lebih sedikit, tidak memerlukan bentuk baku, tidak perlu menulis, serta tidak perlu mengirimkkan pesan tersebut kepada orang yang dituju.

Selain memiliki kelebihan, berbicara memiliki kelemahan. Pertama, karena sifatnya berbicara spontan, maka kualitas komunikasi tergantung pada kemampuan seseorang untuk mengucapkan apa yang ada di dalam pikirannya ke dalam bentuk ucapan secara spontan/cepat. Tidak tersedia banyak waktu untuk memikirkan kata-kata yang tepat untuk mengungkapkan apa yang ada di dalam pikiran. Kedua, jika orang lain sedang berbicara dan tidak diberi perhatian, maka kemungkinan besar poin penting akan hilang. Dalam kasus tertentu, tidak mungkin audiens meminta pembicara untuk mengulangnya, misalnya apabila yang berbicara adalah atasan dan pendengarnya adalah bawahan. Ketiga, audiens seringkali menilai isi pembicaraan berdasarkan penampilan fisik, tanpa mendengar terlebih dahulu apa yang disampaikan.

b.      Faktor-Faktor Yang Memengaruhi Kelancaran Berbicara

Berbicara bagi sebagian orang merupakan hal yang mudah, tetapi tak jarang menjadi hal yang sulit bagi sebagian orang lain. Oleh karena itu, perlu dipahami factor-faktor yang memengaruhi kelancaran dalam berbicara, seperti pengetahuan, pengalaman, intelegensia, kepribadian dan faktor biologis.

1.      Pengetahuan

Seseorang yang memiliki pengetahuan luas, pada umumnya memiliki lebih banyak perbendaharaan kata dan mampu memahami hubungan diantara berbagai fenomena.

2.        Intelegensia

Seseorang dengan inteligensia tinggi akan mampu membuat relevansi antara fenomena dengan lebih cepat dan lebih akurat. Namun demikian, beberapa orang dengan intelegensia tinggi juga menghadapi masalah dalam berkomunikasi.

3.      Kepribadian

Seseorang yang berkepribadian pemalu dan kurang pergaulan biasanya akan mengalami kesulitan untuk berbicara di hadapan orang banyak. Sikap percaya diri memungkinkan seseorang untuk lebih leluasa berbicara di hadapan orang banyak serta mengemukakan gagasan-gagasan yang mungkin tidak sepaham dengan pendapat audiens.

4.      Pengalaman

Pengalaman berbicara diperoleh karena seseorang sering melakukan pembicaraan. Pengalaman itu menyebabkan seseorang terbiasa dalam menghadapi segala sesuatu pada saat berbicara, misalnya menghadapi audiens yang tidak memperhatikan, audiens yang tidak menerima atau tidak sepaham dengan pesan yang disampaikan, dan audiens yang banyak bertanya.

5.      Biologis

Masalah biologis berhubungan dengan alat-alat berbicara orang tersebut, misalnya kelainan pada rahang, bibir, gigi dan lidah. Factor tersebut menyebabkan seseorang menghadapi masalah pada saat berbicara, khususnya bila harus berbicara di hadapan orang banyak. Hal itu karena kata-kata yang keluar tidak jelas, gagap, atau bahkan bisa menyebabkan orang tersebut menjadi merasa malu.

c.       Bentuk-Bentuk Berbicara Dalam Bisnis

Berbicara dalam bisnis bisa terjadi dalam berbagai bentuk. Wawancara yaitu suatu percakapan yang direncanakan dengan tujuan tertentu dan melibatkan 2 orang atau lebih. Suatu  wawancara dikatakan berhasil bila pihak pewawancara dapat mencapai tujuan yang diinginkan. 

Secara umum wawancara dibedakan menjadi 9 dan masing-masing kategori membutuhkan ketrampilan yang berbeda-beda.

a.       Wawancara kerja

Wawancara kerja dilakukan oleh calon karyawan dengan staf perusahaan sebagai pihak yang mewawancara. Staf perusahaan ingin mengetahui kemampuan calon karyawan dalam berbagai bidang dan calon yang diwawancarai ingin mengetahui posisi yang ditawarkan perusahaan secara umum.

b.      Wawancara informasional

Pewawancara mencari berbagai fakta yang dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan atau untuk mendapatkan informasi tertentu.

3. Wawancara persuasive

Pewawancara menyatakan kepada orang lain mengenai ide/pendapat tertentu, barang dan jasa tertentu dan menjelaskan mengapa ia perlu mengikuti rekomendasi yang diberikan kepadanya.

4. Wawancara keluar kerja

Pewawancara ingin mengetahui mengapa seseorang keluar dari perusahaan atau mengajukan pindah ke departemen lain.

5. Wawancara evaluasi

Merupakan wawancara yang dilakukan supervisor terhadap bawahannya untuk memberikan tanggapan terhadap kinerja yang telah dicapainya.

6. Wawancara konsultasi

Supervisor dengan bawahannya membahas masalah-masalah pribadi yang memengaruhi bawahan tersebut.

7. Wawancara penyelesaian konflik

Dua orang atau dua kelompok yang terlibat konflik menjelaskan masalah dan sikap masing-masing. Hak itu bertujuan agar setelah keduanya saling memahami, maka konflik diantara mereka bisa terpecahkan.

8. Wawancara disiplioner

Supervisor mencoba membetulkan perilaku/sikap karyawan yang tidak sesuai dengan peraturan perusahaan.

9. Wawancara pemutusan hubungan kerja

Supervisor menjelaskan kepada karyawan alasan-alasan terjadinya PHK, ketentuan-ketentuan PHK yang tidak bertentangan dengan UU, dan tetap menjaga hubungan baik dengan karyawan.

d.         Persiapan Berbicara

Langkah-langkah berikut dapat dijadikan sebuah pedoman dalam persiapan berbicara.

Ø  Menetapkan tujuan

Sebelum melakukan pembicaraan bisnis, terlebih dahulu tentukan tujuan dari pembicaraan tersebut. Secara umum tujuan pembicaraan dibedakan menjadi dua yaitu apakah memberikan informasi atau untuk memengaruhi.

Ø  Menganalisis orang yang akan diwawancara/diajak berbicara

Pahami sebanyak mungkin informasi tersebut. Pemahaman terhadap karakteristik audiens sangat menentukan keberhasilan komunikasi. 

Ø  Menyusun materi yang akan ditanyakan (pertanyaan wawancara)

Dalam hal ini, terdapat 4 tipe pertanyaan, yaitu:

·         Open-ended question

Pertanyaan dalam bentuk ini meminta orang yang diajak berbicara untuk memberikakn pendapatnya bukan hanya jawaban ya atau tidak.

·         Direct open-ended question

Pihak yang diajak berbicara diminta pendapatnya mengenai sesuatu yang baru saja terjadi dan diminta untuk menjelaskannya.

·         Closed-ended question

Pertanyaan tertutup merupakan pertanyaan yang jawabannya sudah ditentukan. Dalam hal ini, jawaban dapat merupakan pilihan berganda, betul salah, atau ya tidak. Tidak dimungkinkan bagi pihak yang diajak berbicara untuk menjawab di luar jawaban yang telah disediakan.

·         Restatement question

Merupakan pertanyaan yang menggambarkan jawaban yang baru saja diberikan oleh pihak yang diajak berbicara. Pertanyaan tersebut menginginkan pihak yang diajak berbicara untuk menjelaskan lebih jauh tentang jawaban yang baru saja diberikan.

 

Ø  Mengorganisasikan pembicaraan

Pembicaraan juga harus diorganisasikan seperti halnya komunikasi tertulis. Dengan demikian, suatu wawancara atau pembicaraan akan terdiri dari bagian pembukaan, isi, dan penutup.

a.       Bagian pembukaan akan dimulai dengan memperkenalkan diri (nama) sebagai pihak yang akan mewawancarai atau pihak yang akan mengawali pembicaraan. Selanjutnya mengucapkan salam dan menjelaskan tujuan serta ketentuan dalam pembicaraan atau wawancara tersebut.

2. Bagian isi, pewawancara memposisikan hubungan dirinya dengan pihak yang diwawancarai. Untuk memperoleh informasi yang diinginkan, pihak pewawancar bisa menggunakan pertanyaan-pertanyaan yang sudah dipersiapkan sebelumnya. Pewawancara yang sudah berpengalaman biasanya tidak mempersiapkan pertanyaan. Namun, bagi pihak yang belum berpengalaman, sebaiknya sudah dipersiapkan pertanyaan yang akan ditanyakan sebelum wawancara. Mengenai jenis pertanyaan mana yang akan digunakan, sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan. Selain itu, dalam suatu wawancara kombinasi dari keempat jenis pertanyaan di atas dapat dipergunakan.
3. Bagian penutup, pewawancar akan memberikan ringkasan hasil wawancar/pembicaraan tersebut dan adanya tidak lanjut dari hasil wawancara tersebut. Ditutup dengan ucapan terima kasih.

2. 2     MENYIMAK

Menyimak (Listening) atau yang sering disebut mendengarkan merupakan hal yang sering dilakukan dalam kehidupan sehari-hari. Namun bukan berarti semua orang adalah penyimak yang baik. Dalam suatu komunikasi, menyimak merupakan aspek yang sangat penting. Menyimak didefinisikan sebagai kegiatan yang bersifat fiskal di mana seseorang menerima, memperhatikan, serta memahami suara. Menyimak secara efektif merupakan aktivitas yang aktif dari pikiran seseorang, bukan hanya aktivitas yang pasif, yakni mendengarkan suara. Menyimak secara efektif membutuhkan konsentrasi penuh agar bisa menginterpretasi pesan yang disampaikan. Disamping itu, menyimak yang efektif tidak hanya menggunakan indera pendengaran saja tetapi juga pikiran.

a.       Proses Menyimak (Listening prosesing)

Tahap-tahap dalam proses menyimak bisa diidentifikasikan menjadi enam, yakni mendengarkan, memperhatikan, memahami, mengingat, mengevaluasi, dan menanggapi. Tahap-tahapan itu terjadi dalam suatu urutan, tetapi umumnya terbentuk secara tidak sadar dan antara tahap satu dengan tahap lain terjadi jarak waktu yang sangat pendek.

1.      Mendengarkan (hearing)

Mendengarkan dalam arti hearing didefinisikan sebagai aktivitas fisik di mana seseorang menerima suara melalui indra pendengaran.

2.      Memperhatikan (attention)

Perasaan seseorang secara terus-menerus dibombardir dengan berbagai stimuli/ rangsangan yang berasal dari luar.

3.      Memahami (understanding)

Pesan yang dikirim dalam simbol-simbol yang dilihat atau didengar akan diberi makna. Pengertian simbol bukan hanya mencakup kata-kata yang dikirim, tetapi juga termasuk suara-suara yang dihasilkan  dari tepukan tangan, bunyi peluit, dan bunyi sirine.

4.      Mengingat (remembering)

Pesan yang telah diterima dan diinterpretasikan kemudian diletakkan dalam ingatan.

5.      Mengevaluasi (evaluating)

Pesan yang disampaikan akan diukur bukti-buktinya, akan dibedakan mana fakta dan mana yang opini, dan menentukan apakah pesan itu mengandung bisa atau tidak.

6.      Menanggapi (responding)

Menanggapi pembicaraan atau pesan yang disampaikan dengan memberikan umpan balik (feedback).

b.      Tipe Menyimak

Tipe menyimak terbagi menjadi dua yaitu:

1. Menyimak secara aktif adalah proses menyimak dimana pendengar memiliki keterlibatan yang tinggi dari memberikan umpan balik yang jelas.
2. Menyimak secara pasif adalah proses menyimak di mana penyimak memiliki keterlibatan yang rendah dan tidak memberikan umpan balik atau memberikan umpan balik tetapi tidak cukup.

c.       Sebab-Sebab Penyimakan Tidak Efektif

Dalam kehidupan sehari-hari menyimak sering dilakukan namun menyimak yang dilakukan hanyalah merupakan kebiasaan yang biasa dilakukan sehingga menyimak dilakukan tanpa berpikir. Salah satu cara untuk mulai menjadi penyimak yang baik adalah memahami sebab-sebab penyimakan yang tidak baik atau tidak efektif. Sebab-sebab penyimakan tidak efektif dibedakan menjadi empat, yaitu:

ü  Faktor Lingkungan

Adalah segala sesuatu yang mengalihkan perhatian seseorang dari apa yang ingin atau perlu diketahui. Factor lingkungan dapat dipisahkan lagi menjadi suara dan jarak.

ü  Sumber pesan

Menyimak akan dilakukan dengan sungguh-sungguh apabila sumber pesan tersebut adalah orang yang terhormat atau terpandang. Selain itu sumber pesan itu sendiri memiliki andil sulit tidaknya peyimakan.

ü  Pesan

Pesan atau materi yang baru dan sukar akan menyebabkan penyimakan tidak efektif.

ü  Individu Penyimak

Tidak efektifnya suatu penyimakan dipengaruhi oleh penyimak itu sendiri.

• Kondisi penyimak. Sakit kepala, sakit perut, sakit gigi atau sakit yang lainnya bisa menghalangi seseorang dalam memperhatikan pembicara walaupun orang tersebut memiliki keinginan menyimak yang kuat.
• Sikap dan kebutuhan penyimak. Jika seseorang memandang dirinya superior dan memandang orang-orang tertentu berbicara tidak ada manfaatnya, orang tersebut mnciptakan halaman bagi dirinya sendiri untuk berkomunikasi.
• Kebiasaan penyimak. Beberapa kebiasaan menyimak, antara lain berpura-pura menyimak, tetapi sebenarnya tidak.
• Kebiasaan menyimak lain yang menyebabkan menyimak tidak efektif adalah hanya memperhatikan atau memfokuskan pada faktanya saja.
• Tanggung jawab penyimak. Jika seseorang memiliki tanggung jawab terhadap pesan yang disampaikan maka ia akan memperhatikan dengan seksama pesan yang diterimanya.

d.      Pentingnya Menyimak Dalam Dunia Bisnis

Kemampuan menyimak akan menghilangkan masalah-maslah komunikasi yang timbul dalam bisnis, seperti:

a.       Memecahkan konflik

Orang-orang dalam perusahaan akan bersaing untuk mendapatkan sumber daya yang terbatas, atau terjadi konflik tujuan dan nilai yang dianut berbeda. Hal yang perlu diperhatikan disini adalah bagaimana agar konflik itu tidak berlebihan sehingga menimbulkan sikap anarkis.

b.      Menanggulangi perlawanan

Bila suatu saat terjadi perlawanan dari orang lain, usahakan tetap tenang dan menunjukkan adanya kebutuhan dari orang yang melawan tadi.

c.       Mengadakan negosiasi

Dalam melakukan transaksi, seseorang membutuhkan keterampilan negosiasi untuk melakukan transaksi. Negosiasi adalah penggunaan keterampilan komunikasi dan tawar menawar mengenai subjek bisnis tertentu atau untuk mengatasi konflik dan mencapai hasil yang memuaskan.

Selain memiliki kemampuan dalam berbicara dan menyimak, terdapat lima syarat yang perlu disadari agar proses negosiasi berhasil, yaitu common interest (adanya kepentingan bersama), common will (keinginan bersama), good fight (itikad baik), tolerance (tenggang rasa), mutual benefit (keuntungan bersama).

BAB  III

PENUTUP

3.1 KESIMPULAN

Berbicara secara langsung merupakan salah satu cara orang berinteraksi antara satu individu dengan individu yang lain untuk mencapai suatu tujuan dalam sebuah organisasi karena sifatnya yang spontan. Namun, demikian dalam konteks bisnis, kita harus bersikap peka terhadap pembicaraan orang lain.Menyimak suatu pembicaraan dalam sebuah organisasi adalah suatu penghargaan bagi diri sendiri dan orang lain.

 

3.2 Saran

            Agar dalam proses berbicara dan menyimak dapat berjalan dengan lancar maka selama menjadi pembicara dan penyimak harus memahami esensi dari pembicaraan dan apa yang didengarkan. Sehingga prosesnya sesuai dengan yang kita inginkan.